Gestionar els costos operatius és una de les principals preocupacions per a les empreses de transport. peatges i despeses de viatge, especialment quan les rutes cobreixen diferents països i sistemes de peatge. Sense un bon sistema de gestió, és fàcil perdre’s entre rebuts, factures i pagaments manuals, cosa que resulta en costs addicionals i errors , de vegades, potser, sancions. ¡Descubre las mejores prácticas para transportistas y simplifica tu negocio!
Per què és important fer un bon seguiment de peatges i despeses?
Portar un registre detallat i eficient de les despeses de peatge i altres costos de viatge és crucial per a la rendibilitat de qualsevol empresa de transport. Un mal maneig pot resultar en:
- Pagaments duplicats ** o incorrectes.
- Dificultats per recuperar impostos com ara l’IVA.
- Pèrdua de control sobre els costos operatius.
- Complicacions administratives i més temps dedicat a paperassa.
Un sistema optimitzat de seguiment de despeses ajuda les empreses a estalviar diners en evitar errors i millorar leficiència.
Millors pràctiques per gestionar les despeses de peatge i viatge
1. Usa dispositius de peatge integrats per a tot Europa
Un dels majors problemes per als transportistes és haver de bregar amb diferents sistemes de peatge a diferents països. Utilitzar un dispositiu de peatge únic per a Europa simplifica el procés de pagament i facilita la gestió de les despeses. Aquests dispositius:
- Automatitzen els pagaments de peatge a múltiples països, evitant la necessitat d’aturar-se a cada frontera.
- Proporcionen factures consolidades , cosa que facilita el seguiment i la comptabilitat.
- Redueixen el risc d’ errades de pagament i estalvien temps als conductors.
2. Integra un sistema de gestió de despeses
La millor manera de controlar els costos és centralitzar-los. Els sistemes de **gestió de flotes** moderns permeten als transportistes portar un control detallat de totes les despeses de viatge, des de peatges fins a combustible i manteniment. Amb aquestes eines, pots:
- Registrar automàticament les despeses de peatge i viatge en temps real.
- Generar informes detallats per revisar on s’estan gastant els diners.
- Configurar alertes i límits per evitar despeses excessives.
3. Facilita la recuperació d'impostos
Moltes empreses de transport no aprofiten l’ oportunitat de recuperar l’IVA i altres impostos en despeses de peatge i combustible a Europa. Amb un bon sistema de ge tió de despeses, pots tenir registres precisos que facilitin el procés de recuperació d’impostos, maximitzant l’estalvi per a la vostra empresa.
4. Digitalitza el seguiment de rebuts i factures
Per millorar l’eficiència administrativa i reduir errors és essencial digitalitzar el seguiment de rebuts i factures. Opta por herramientas que te permitan:
- Escanejar rebuts i emmagatzemar-los al núvol.
- Accedir fàcilment a la documentació des de qualsevol dispositiu.
- Automatitzar la classificació de despeses , estalviant temps a la comptabilitat.
5. Planifica les rutes de viatge per estalviar en peatges i combustible
L’estalvi en peatges i combustible comença amb una bona planificació de rutes. Las soluciones de geolocalización y planificación de rutas permiten a los transportistas:
- Evitar carreteres amb peatges costosos quan sigui possible.
- Optimitzar les rutes per reduir el consum de combustible.
- Planificar parades estratègiques per recarregar combustible i aprofitar preus més baixos.
6. Estableix polítiques clares per als conductors
La gestió eficient de despeses també depèn de tenir polítiques clares per als conductors. Asegúrate de que todos estén informados sobre las prácticas recomendadas para:
- Usar dispositius de peatge
- Registrar les despeses de viatge
- Seguir les rutes planificades
Això ajuda a reduir les despeses imprevistes i garanteix que tots els membres de l’equip segueixin un estàndard comú.
Beneficis de bona gestió de peatges i despeses de viatge
Implementar aquestes millors pràctiques no només facilita la vida dels administradors i conductors, sinó que també genera importants beneficis financers i operatius:
Reducció d'errades administratives
Menys problemes amb rebuts, factures i pagaments.
Estalvi en costos operatius
Optimització de rutes, recuperació d’impostos i reducció de pagaments duplicats.
Millor control financer
Dades clares i precises per prendre decisions informades.
Major eficiència
Menys temps dedicat a la paperassa i més temps per enfocar-se a les operacions principals.
Exemple d’ èxit:
Com una empresa optimitza el seguiment de despeses
Una empresa de transport amb seu a Espanya aconsegueix reduir els seus costos operatius un 20% després d’implementar un sistema de gestió de despeses integrat que incloïa dispositius de peatge per a Europa i eines de digitalització de rebuts. Amb una millor visibilitat dels seus costos, va poder negociar millors tarifes d’assegurances i optimitzar les seves rutes per estalviar en combustible .
Simplifica la gestió de despeses amb els nostres serveis i eines de digitalització
Estàs buscant maneres de simplificar el seguiment de les despeses de viatge i optimitzar el teu negoci? Contacta amb Unlimited Mobility avui per descobrir com els nostres dispositius de peatge integrats i sistemes de gestió de flotes poden ajudar-te a estalviar temps i diners. Millora l’eficiència de la teva empresa de transport ara!
Contacta amb el nostre equip d´experts
Resolem tots els teus dubtes sobre la legislació de peatges.
Subscriu-te al nostre butlletí informatiu
Rebràs de manera clara les últimes notícies i actualitzacions directament en la teva safata d’entrada.
No intentis arribar a tot, dedica’t a conduir i demana ajuda a les empreses que et puguin oferir un servei complet en gestió de peatges, que inclou assessorament legal i tècnic.
